Privacyverklaring

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. CO₇ houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt houden tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als CO₇ zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Cultuuroverleg 7
Grote Markt 1
8970 Poperinge
info@co7.be
www.co7.be/contact-2
057 34 66 94

I. Waarom gebruiken we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door CO₇ verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden (telkens met vermelding van de rechtsgronden), waaronder:

1. Voor vrijwilligers binnen de werking van CO₇

• het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan het inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …);
• het plannen van vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader (gerechtvaardigd belang);
• het betalen van kostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang);
• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van CO₇ (uitvoering overeenkomst);
• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene);
• het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers (bij meldingsplicht voor uitkeringsgerechtigde vrijwilligers) alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (verjaardag) (toestemming betrokkene);
• het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang);
• statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang) – hiervoor worden de persoonsgegevens evenwel gepseudonimiseerd / geanonimiseerd.

2. Voor alle andere personen betrokken bij onze werking, deelnemers aan CO₇-activiteiten en geïnteresseerden

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van CO₇ (gerechtvaardigd belang);
• om gebruik te maken van onze uitleendienst (gerechtvaardigd belang);
• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene);
• het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting);
• het verlenen van advies op aanvraag van privépersonen, organisaties en gemeentes (gerechtvaardigd belang).

II. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

1. Voor vrijwilligers binnen de werking van CO₇

• persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres i.f.v. communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding.
• m.b.t kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding), aard en bedrag kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer).
• over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning, registratie en opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen.
• handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.).
• kopie verblijfstitel of –document / bewijs van recht op materiële opvang, zodat organisatie mogelijkheid van vrijwilligerswerk kan bewijzen bij controle.

Voor de hierna vermelde gegevens geldt dat CO₇ ze pas verwerkt wanneer u daartoe uw uitdrukkelijke toestemming geeft nadat u, los van andere aangelegenheden, over de specifieke doelstellingen van die verwerking geïnformeerd bent:

• Verjaardagen;
• Gegevens m.b.t. uitkeringsgerechtigdheid (i.f.v. begeleiding bij meldingsplicht).

Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan CO₇.

2. Voor alle andere personen betrokken bij onze werking, deelnemers aan CO₇-activiteiten en geïnteresseerden

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Gegevens van de organisatie die gebruik maakt van onze uitleendienst: Naam, adres, telefoonnummer en e-mail van de organisatie

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

3. Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

III. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloudsysteem);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, CRM systeem,...);
• het verzekeren van onze vrijwilligers;
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• software voor onze online uitleendienst;
• boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen).

Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket  (persoons)gegevens bij ons opvraagt, controle vanuit de inspectiediensten op het naleven van de regels rond het toekennen van kostenvergoedingen en de verplichtingen uit de vrijwilligerswet in het algemeen, het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

IV. Bewaartermijn

CO₇ bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

1. Voor vrijwilligers binnen de werking van CO₇

De persoonsgegevens worden bewaard tijdens de volledige duurtijd van het vrijwilligerswerk, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van boekhoudkundige documenten bijvoorbeeld),  hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door CO₇ dit rechtvaardigt.

2. Voor alle andere personen betrokken bij onze werking, deelnemers aan CO₇-activiteiten en geïnteresseerden

De persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden.

V. Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en  onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens CO₇ van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

VI. Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

VII. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

VIII. Wijziging privacyverklaring

CO₇ kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 14 juni 2018. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.